Inderøy kommune har følgende arkivstruktur:
1 arkiv, 1 arkivskaper: Inderøy kommune
1 journalførende enhet: Felles journal Inderøy kommune (FJIK)
Inntrøndelag Regnskap og Lønn er et interkommunalt samarbeid etter Kommunelovens § 20 (vertskommunemodellen). Inderøy kommune er vertskommune og har arkivansvaret.
Innherred Anskaffelser er et interkommunalt samarbeid hvor Inderøy kommune er vertskommune og har arkivansvaret.
Inntrøndelag Regnskap og lønn er idag en del av Inderøy kommunes arkiv - som en journalførende enhet. Inntrøndelag regnskap og lønn er et eget rettssubjekt og skulle hatt et eget arkiv i databasen. Planlegges endret ved neste periodisering.
Fullelektronisk arkiv:
Inderøy kommune innførte fullelektronisk arkiv og saksbehandling 01.01.2012, og benyttet ePhorte til arkivering og saksbehandling frem til Elements ble tatt i bruk 22.06.2020. Kommunen tar ikke vare på papirdokumentene. Disse skal oppbevares i tre måneder før kassasjon. Prøveavleverilng er imidlertid ikke gjennomført, så inntil videre blir alle innskannede dokumenter tatt vare på og ligger sortert på journalført dato.
Sentralt postmottak:
Kommunen har et sentralisert postmottak, men også ytre enheter mottar post og skal registrere dette i Elements eller fagsystem knyttet til enheten.
Arkivet skanner inngående sakspost, journalfører det som er arkivverdig, legger eventuelt inn hjemmel for unntak fra offentligheten (gjøres også av saksbehandler) og fordeler så posten direkte på saksbehandler hvis kjent. Ved usikkerhet fordeles posten til fagansvarlig/enhetsleder. Saksbehandler har ved feil tildeling mulighet, og ansvar, for å endre saksbehandler i Elements direkte.
Ytre enheter har også mulighet til å skanne dokumenter til Elements og fagsystemer.
Innskannede dokumenter konverteres til PDF/A ved journalføring. Alle andre dokumenter blir også konvertert til PDF/A ved journalføring. Dette gjøres av arkivet når journalposten er gitt status F (ferdig) av saksbehandler.
Personlig adressert post åpnes ikke av arkivtjenesten. Er det saksrelatert post blir det midlertidig registrert av den enkelte saksbehandler, arkivet journalfører på vanlig måte.
Inderøy kommune har integrert e-post i sak-/arkivsystemet, og saksbehandler skal registrere/importere personlig adressert e-post, eller sende e-posten til IND-ARKIV, når denne er saksdokumentasjon. Saksbehandler ekspederer selv både digitalt, via e-post og ev. pr. papir.
I forbindelse med byggesaker benytter kommunen eByggesak i Elements.
Det er lagt planer for å innlemme ansettelser når det gjelder både godkjennelsesprosessen og saksflyt for saksbehandlingen.
Kommunen bruker elektronisk signatur.
